Hỏi chủ trung tâm học phí một giờ là bao nhiêu, câu trả lời có ngay. Hỏi một giờ lớp tốn bao nhiêu, câu trả lời thường bắt đầu bằng "thì trả giáo viên..." rồi dừng ở đó.
Lương giáo viên là khoản dễ thấy nhất nên hay bị coi là toàn bộ chi phí. Trong ví dụ dưới đây, nó chỉ chiếm khoảng một nửa chi phí của một lớp sáu học viên. Nửa còn lại nằm ở tiền mặt bằng, công hành chính, những giờ phòng trống và khoản tiền bỏ ra để tìm được học viên. Không khoản nào hiện lên trên thời khoá biểu, và đó chính là lý do chúng hay bị bỏ quên khi định giá.
Bài này đi qua một bảng tính hoàn chỉnh với một trung tâm giả định. Mọi con số đều là ví dụ, cố ý làm tròn. Tiền thuê, lương và học phí của bạn sẽ khác; cách tính thì không. Đọc xong, bạn sẽ trả lời được ba câu hỏi bằng số liệu của chính mình:
- Một lớp nhóm cần tối thiểu bao nhiêu học viên để không lỗ?
- Kèm riêng một kèm một phải thu ít nhất bao nhiêu?
- Trong bốn cần gạt học phí, sĩ số, độ lấp phòng và lương giáo viên, cái nào thật sự đổi được lợi nhuận?
Bài tính trước thuế. Cách tính thuế cho dịch vụ giáo dục phụ thuộc loại hình và giấy phép của từng trung tâm, hãy hỏi kế toán cho trường hợp của bạn.
Năm khoản nằm trong một giờ lớp
Giờ của giáo viên. Không phải đơn giá giờ dạy, mà là đơn giá thực. Nếu trung tâm trả thêm cho soạn bài, chấm bài, họp chuyên môn, thời gian đó thuộc về giờ lớp mà nó phục vụ. Giáo viên nhận 200.000đ mỗi giờ dạy cộng 20 phút soạn bài có trả lương thì mỗi giờ lớp tốn khoảng 267.000đ, không phải 200.000đ.
Giờ của phòng học. Tiền thuê chia cho số giờ phòng thật sự có lớp có thu tiền, không phải chia cho số giờ trung tâm mở cửa. Đây là chỗ bảng tính dễ sai nhất, và ta sẽ quay lại nó.
Công hành chính. Người trả lời tin nhắn tư vấn, nhắc học phí, xếp lại lịch. Chi phí tháng của họ chia cho số giờ lớp.
Chi phí theo đầu học viên. Giáo trình, tài liệu photo, phí thanh toán nếu có. Những thứ tăng theo số học viên trong phòng chứ không theo số giờ dạy.
Chi phí tuyển sinh. Tiền bỏ ra để tìm một học viên, chia đều cho số giờ học viên đó ở lại. Đây là khoản chủ trung tâm ít muốn đưa vào bảng tính theo giờ nhất, vì nó mang cảm giác "marketing" chứ không phải "dạy học". Nhưng một học viên tốn 1 triệu đồng quảng cáo và học 104 giờ thì mỗi giờ học của em đã mang sẵn gần 10.000đ chi phí tuyển sinh.
Trung tâm giả định
- 4 phòng học.
- Tiền thuê cộng điện nước: 40 triệu đồng mỗi tháng.
- Lớp chỉ chạy trong khung giờ học viên thật sự đi học được: tối thứ Hai tới thứ Sáu từ 17:30 tới 21:00 (3,5 giờ), thứ Bảy và Chủ nhật mỗi ngày 8 giờ. Tổng 33,5 giờ mỗi phòng mỗi tuần.
- Trung bình 60% số giờ đó có lớp.
- Giáo viên Việt Nam: 200.000đ mỗi giờ dạy, cộng 20 phút soạn bài có trả lương cho mỗi giờ dạy.
- Một nhân viên tư vấn kiêm giáo vụ 9 triệu đồng và kế toán dịch vụ 3 triệu đồng mỗi tháng.
- Tài liệu: 8.000đ mỗi học viên mỗi giờ.
- Học phí thu qua chuyển khoản, phí giao dịch coi như không đáng kể.
- Quảng cáo: 15 triệu đồng mỗi tháng, mang về 15 học viên mới.
- Một học viên trung bình học 8 tháng, mỗi tuần 3 giờ.
- Học phí lớp nhóm: 120.000đ mỗi học viên mỗi giờ.
Bước 1: tiền mặt bằng cho mỗi giờ có lớp
4 phòng x 33,5 giờ x 4,33 tuần = khoảng 580 giờ phòng mỗi tháng.
Lấp 60% thì có 348 giờ lớp. Tiền mặt bằng cho mỗi giờ lớp là 40.000.000 / 348 = khoảng 115.000đ.
Nếu chia theo giờ mở cửa (giả sử mở 12 tiếng mỗi ngày, bảy ngày một tuần), con số chỉ còn khoảng 27.500đ và bạn sẽ kết luận mặt bằng là khoản nhỏ. Không phải vậy. Phòng được thuê cả ngày nhưng chỉ có lớp vài tiếng, và những giờ có lớp phải gánh toàn bộ hoá đơn.
Bước 2: định phí của một giờ lớp
Những khoản này như nhau dù lớp có ba học viên hay mười:
| Khoản | Mỗi giờ lớp |
|---|---|
| Giáo viên (200.000đ + 20 phút soạn bài) | 267.000đ |
| Mặt bằng (40 triệu / 348 giờ lớp) | 115.000đ |
| Hành chính (12 triệu / 348 giờ lớp) | 34.000đ |
| Định phí mỗi giờ lớp | 416.000đ |
Bước 3: biến phí của một học viên trong giờ đó
| Khoản | Mỗi học viên mỗi giờ |
|---|---|
| Tài liệu | 8.000đ |
| Tuyển sinh (1.000.000đ / 104 giờ học) | 9.600đ |
| Phí thanh toán | 0đ |
| Biến phí mỗi học viên mỗi giờ | 17.600đ |
Dòng tuyển sinh lấy từ 15 triệu / 15 học viên = 1 triệu đồng mỗi học viên mới, và 8 tháng x 3 giờ x 4,33 tuần = khoảng 104 giờ học.
Bước 4: lãi lỗ theo sĩ số
Mỗi học viên mang về 120.000đ và tốn 17.600đ, nên mỗi em đóng góp 102.400đ vào khoản định phí 416.000đ.
| Sĩ số | Doanh thu | Tổng chi phí | Lãi/lỗ | Tỉ lệ |
|---|---|---|---|---|
| 4 học viên | 480.000đ | 486.400đ | -6.400đ | -1% |
| 5 học viên | 600.000đ | 504.000đ | 96.000đ | 16% |
| 6 học viên | 720.000đ | 521.600đ | 198.400đ | 28% |
| 8 học viên | 960.000đ | 556.800đ | 403.200đ | 42% |
| 10 học viên | 1.200.000đ | 592.000đ | 608.000đ | 51% |
Điểm hoà vốn là 416.000 / 102.400 = 4,06 học viên. Lớp bốn em lỗ nhẹ mỗi giờ; lớp năm em mới bắt đầu có lãi, và đó là khi công của chính chủ trung tâm vẫn tính bằng không.
Điểm cuối này quan trọng. Trong bảng tính trên, thời gian của bạn là miễn phí. Nếu bạn sẽ phải thuê một người quản lý để làm phần việc bạn đang làm, hãy cộng lương người đó vào dòng hành chính, và điểm hoà vốn sẽ nhích lên nữa.
Giáo viên nước ngoài thay đổi bài toán thế nào
Nhiều trung tâm tiếng Anh có lớp giáo viên nước ngoài với học phí cao hơn. Thử đặt vào cùng bảng tính: giáo viên nhận 500.000đ mỗi giờ dạy, cũng 20 phút soạn bài có trả lương.
- Giờ giáo viên thực: khoảng 667.000đ.
- Định phí mỗi giờ lớp: 667.000 + 115.000 + 34.000 = 816.000đ.
Nếu lớp này thu cùng mức 120.000đ, điểm hoà vốn là 816.000 / 102.400 = gần 8 học viên. Nếu thu 180.000đ, mỗi học viên đóng góp 162.400đ và điểm hoà vốn là khoảng 5 học viên, tức lớp năm em gần như hoà, lớp sáu em mới có lãi.
Nói cách khác: lớp giáo viên nước ngoài không tự động lãi hơn vì học phí cao hơn. Nó chỉ lãi hơn nếu chênh lệch học phí đủ lớn và lớp đủ đông. Một lớp năm em với giáo viên nước ngoài có thể đang được các lớp khác gánh.
Kèm riêng một kèm một
Một học viên trong một phòng vẫn tốn trọn định phí 416.000đ cộng 17.600đ, tức khoảng 434.000đ mỗi giờ. Nếu trung tâm đang thu 300.000đ một giờ kèm riêng, mỗi giờ lỗ khoảng 134.000đ trước khi tính công của bạn.
Cách sửa không nhất thiết là tăng giá. Có thể là chỉ xếp kèm riêng vào những khung giờ phòng vốn để trống, ví dụ buổi chiều ngày thường. Ở những giờ đó, tiền mặt bằng thật sự của giờ kèm gần như bằng không, vì đằng nào bạn cũng đã trả tiền thuê.
Cần gạt nào thật sự đổi được lợi nhuận
Lấy lớp sáu học viên làm gốc, mỗi lần đổi một yếu tố:
| Thay đổi | Lãi mỗi giờ lớp | Chênh lệch |
|---|---|---|
| Gốc: 6 học viên, 120.000đ/giờ | 198.400đ | - |
| Thêm một học viên | 300.800đ | +102.400đ |
| Tăng học phí 10.000đ/giờ | 258.400đ | +60.000đ |
| Lấp phòng từ 60% lên 70% | 219.400đ | +21.000đ |
| Tăng lương giáo viên 20.000đ/giờ | 171.700đ | -26.700đ |
Hai kết luận, và kết luận thứ hai dễ bị hiểu ngược.
Thứ nhất, sĩ số và học phí quyết định gần như tất cả. Thêm một học viên mỗi lớp đáng giá hơn mọi khoản tiết kiệm bạn có thể làm ở tiền thuê.
Thứ hai, lương giáo viên không phải chỗ để tìm tiền. Tăng 20.000đ mỗi giờ, một mức giáo viên chắc chắn nhận ra, chỉ tốn khoảng một phần tư giá trị của một học viên thêm vào lớp. Ép lương giáo viên để giữ lợi nhuận là kéo đúng cần gạt yếu nhất, và trả giá sau bằng việc giáo viên nghỉ giữa khoá.
Tự dựng bảng của bạn trong một buổi chiều
Bạn cần năm con số, và phần lớn trung tâm đã có sẵn ở đâu đó:
- Số giờ lớp thật sự đã dạy tháng trước. Đếm theo thời khoá biểu đã chạy, không theo kế hoạch. Tính cả lớp chỉ có một em, bỏ lớp đã huỷ.
- Sĩ số trung bình mỗi giờ lớp, theo học viên có đóng tiền cho giờ đó, không theo danh sách lớp. Một em đang bảo lưu hai tháng vẫn nằm trong danh sách nhưng không nằm trong doanh thu.
- Định phí hằng tháng: tiền thuê, điện nước, lương hành chính, kế toán, phần mềm, vệ sinh. Mọi khoản bạn vẫn phải trả kể cả khi không ai tới học.
- Chi phí giáo viên thực cho mỗi giờ lớp, tính cả soạn bài, họp, và những giờ vẫn trả lương dù lớp huỷ sát giờ.
- Số học viên mới quý trước và tiền đã chi để có họ, cùng thời gian một học viên thường ở lại. Nếu chưa biết con số cuối, riêng việc tìm ra nó đã đáng một buổi.
Điền vào bốn bảng như trên. Tìm số liệu mất thời gian hơn làm phép tính.
Năm lỗi làm bảng tính nói sai
Chia tiền thuê theo giờ mở cửa. Đã nói ở trên, và là lỗi làm lệch kết quả nhiều nhất.
Dùng sĩ số danh sách thay vì sĩ số đóng tiền. Danh sách lớp luôn lạc quan. Sổ thu học phí thì không.
Quên những giờ có trả lương mà không đứng lớp. Soạn bài, chấm bài, họp phụ huynh, tập huấn. Đã trả tiền thì phải nằm ở đâu đó, và giờ lớp là chỗ trung thực nhất để đặt nó.
Bỏ qua lớp huỷ. Nếu giáo viên vẫn được trả khi lớp huỷ sát giờ, giờ đó có chi phí mà không có doanh thu. Cộng cả khoá, nó có thể là vài phần trăm quỹ lương.
Nhầm tiền về tài khoản với lãi. Học phí thu trước cả khoá làm tài khoản đầy lên ngay tháng khai giảng, trong khi chi phí dạy khoá đó rải đều nhiều tháng sau. Bảng tính theo giờ lớp tách hai chuyện này ra: tiền đã thu chưa phải tiền đã kiếm được.
Dùng kết quả để làm gì
Bảng tính không phải công thức định giá. Nó cho bạn biết chỗ nào còn dư địa và chỗ nào không, để quyết định về giá thôi là đoán mò.
- Nếu điểm hoà vốn là năm mà sĩ số trung bình là sáu, bạn chỉ cách một tháng xấu là lỗ, và lớp mới không nên khai giảng dưới năm em.
- Nếu kèm riêng đang lỗ, hoặc định giá lại, hoặc chỉ xếp vào giờ phòng trống.
- Nếu độ lấp phòng thấp, cách rẻ nhất thường là sắp lại thời khoá biểu chứ không phải chạy thêm quảng cáo.
- Nếu đang tính tăng học phí, bảng độ nhạy ở trên cho bạn biết mức tăng đáng giá bao nhiêu trước khi phải nói chuyện khó với phụ huynh.
Đầu vào của bảng tính này là thời khoá biểu, điểm danh và sổ học phí. Khi ba thứ đó nằm chung một hệ thống thay vì ba file Excel, phần lớn con số ở trên chỉ cách bạn một bản báo cáo. Đó là phần Schoolory được làm ra để lo.