Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, doanh nghiệp và hộ kinh doanh sử dụng hoá đơn điện tử thay cho hoá đơn giấy. Với một trung tâm đào tạo, điều này có nghĩa là mỗi khi một khách hàng cần hoá đơn cho khoản học phí - thường là công ty trả tiền đào tạo cho nhân viên, hoặc phụ huynh cần chứng từ - trung tâm xuất hoá đơn qua một phần mềm hoá đơn điện tử đã đăng ký.
Bài này không thay cho ý kiến của kế toán hay cơ quan thuế. Các quy định về thuế suất, về việc học phí có thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng hay không, và về thời điểm lập hoá đơn phụ thuộc vào loại hình và giấy phép của từng trung tâm. Hãy hỏi kế toán của bạn cho trường hợp cụ thể.
Điều bài này nói tới là phần vận hành: làm sao để việc xin, xuất và gửi hoá đơn không bị rơi rớt.
Thông tin cần thu thập
Một hoá đơn xuất cho tổ chức cần tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, và email nhận hoá đơn. Sai một chữ số trong mã số thuế là một hoá đơn phải điều chỉnh hoặc huỷ.
Cách giảm sai sót là thu thập thông tin này một lần khi khách đăng ký, lưu cùng hồ sơ học viên, thay vì hỏi lại mỗi lần xuất hoá đơn. Với khách là công ty trả tiền cho nhiều nhân viên, thông tin này dùng lại cho mọi khoản thanh toán.
Nơi việc thường bị rơi
Quy trình phổ biến ở nhiều trung tâm:
- Khách nhắn "cho em xin hoá đơn".
- Nhân viên tư vấn chuyển lời cho kế toán.
- Kế toán xuất hoá đơn trên phần mềm hoá đơn điện tử.
- Ai đó gửi mã tra cứu cho khách.
Bước 2 và bước 4 là nơi việc bị rơi. Yêu cầu nằm trong một tin nhắn, người nhận quên, khách hỏi lại sau hai tuần. Hoặc hoá đơn đã xuất nhưng không ai gửi mã tra cứu, và khách nghĩ trung tâm chưa làm.