Hỏi kế toán của một trung tâm vừa và nhỏ xem việc gì tốn thời gian nhất mỗi tháng, câu trả lời thường giống nhau: đối soát học phí.
Quy trình quen thuộc thế này. Phụ huynh chuyển khoản. Một số người gửi ảnh chụp màn hình vào nhóm Zalo hoặc nhắn riêng. Cuối ngày hoặc cuối tuần, kế toán mở sao kê ngân hàng, đọc từng dòng, đoán xem khoản nào của học viên nào, rồi ghi vào sổ.
Nó không sai. Nó chỉ chậm, và nó sai theo những cách khó phát hiện.
Vì sao nó chậm
Phần tốn thời gian không phải là ghi sổ. Nó là đoán.
Nội dung chuyển khoản do phụ huynh tự gõ: "hoc phi be An", "HP thang 10", "chuyen tien hoc", hoặc để trống. Ngân hàng còn thêm tiền tố của riêng họ vào trước. Hai học viên cùng gói học phí thì hai khoản tiền bằng nhau, nên số tiền cũng không giúp phân biệt.
Mỗi khoản không rõ ràng là một tin nhắn hỏi lại, và mỗi tin nhắn hỏi lại là một phụ huynh cảm thấy bị làm phiền về khoản tiền họ đã trả.
Vì sao nó sai theo cách khó thấy
Sai lầm hay gặp nhất không phải là ghi nhầm số tiền. Nó là ghi nhầm người: tiền của em A ghi cho em B có cùng tên. Sổ vẫn cân. Tổng thu vẫn đúng. Chỉ có hai phụ huynh nhận thông báo sai về tình trạng học phí của con mình, và một trong hai sẽ gọi điện.
Bước một: làm cho nội dung chuyển khoản không cần đoán
Thay vì để phụ huynh tự gõ, hãy đặt sẵn nội dung. Mã VietQR cho phép gắn sẵn số tiền và nội dung chuyển khoản vào mã. Phụ huynh quét bằng app ngân hàng, mọi thứ đã điền sẵn, họ chỉ bấm xác nhận.
Nội dung nên chứa một mã duy nhất cho mỗi học viên hoặc mỗi hoá đơn - ví dụ mã học viên. Chỉ riêng bước này đã loại bỏ phần lớn việc đoán, vì mỗi khoản tiền về mang theo đúng cái mã bạn đã đặt.
Bước hai: để máy đọc sao kê
Có những dịch vụ đọc biến động số dư tài khoản ngân hàng và gửi thông tin từng giao dịch sang một hệ thống khác ngay khi tiền về. Khi nội dung chuyển khoản đã chuẩn ở bước một, hệ thống nhận được giao dịch có thể tự tìm mã học viên trong đó và ghi nhận khoản thu vào đúng hoá đơn.
Hai điều cần cẩn thận khi làm việc này:
- Không ghi thừa. Nếu phụ huynh chuyển nhiều hơn số còn nợ, phần dư phải được ghi chú lại để xử lý, không phải cộng khống vào hoá đơn cho "khớp".
- Không ghi trùng. Dịch vụ đọc sao kê có thể gửi lại cùng một giao dịch khi mạng chập chờn. Hệ thống phải nhận ra giao dịch đã ghi rồi, nếu không học viên đó sẽ được ghi là đã trả hai lần.
Những khoản vẫn cần người
Không phải khoản nào cũng tự khớp được: phụ huynh chuyển từ tài khoản của người thân và tự gõ nội dung, hoặc một khoản trả cho hai con. Những khoản đó nên rơi vào một danh sách "chưa khớp" để kế toán xử lý tay. Mục tiêu không phải là bỏ hẳn con người, mà là để con người chỉ nhìn vào những khoản thật sự cần suy nghĩ.
Kết quả thực tế
Khi nội dung chuẩn và việc ghi nhận tự động, phần việc của kế toán chuyển từ "dò từng dòng" sang "xem danh sách vài khoản chưa khớp". Thời gian còn lại dành cho việc có ích hơn: nhắc những khoản quá hạn, trước khi chúng trở thành nợ khó đòi.
Schoolory in mã VietQR có sẵn nội dung trên cổng phụ huynh và có thể nhận giao dịch từ các dịch vụ đọc sao kê. Bạn có thể xem cách nó hoạt động trước khi quyết.