Nếu bạn điều hành một trung tâm ngoại ngữ, rất có thể một phần giáo viên của bạn còn dạy ở trường công lập, ở một trung tâm khác, hoặc dạy kèm riêng. Điều này bình thường và gần như không tránh được. Nhưng nó biến việc xếp lịch từ một bài toán đơn giản thành một bài toán có nhiều ẩn số mà bạn không nhìn thấy.
Lịch trùng xảy ra thế nào
Lịch trùng ít khi xảy ra lúc xếp lịch đầu khoá. Nó xảy ra khi có thay đổi:
- Trường công lập đổi thời khoá biểu giữa học kỳ, và giáo viên quên báo.
- Một lớp được dời sang buổi khác, và người dời không kiểm tra giáo viên đó đã có lớp khác giờ đó chưa.
- Hai người cùng xếp lịch cho hai cơ sở, mỗi người chỉ nhìn phần của mình.
Kết quả luôn giống nhau: sáng thứ Hai, một lớp ngồi chờ, và quản lý gọi điện khắp nơi tìm người dạy thay.
Ba việc giảm trùng lịch
Ghi lại lịch bận bên ngoài. Nếu giáo viên dạy ở nơi khác vào chiều thứ Ba, hãy ghi lịch bận đó vào hệ thống như một khoảng không xếp được, dù bạn không quản lý nó. Lịch của trung tâm chỉ đáng tin khi nó biết giáo viên không rảnh vào lúc nào.
Kiểm tra trùng ngay lúc xếp, không phải sau đó. Phát hiện trùng lịch khi đang kéo một lớp vào ô thời gian thì sửa mất năm giây. Phát hiện vào sáng hôm dạy thì sửa mất cả buổi sáng và một lời xin lỗi phụ huynh. Công cụ xếp lịch nên từ chối ngay khi bạn đặt một giáo viên vào hai lớp cùng giờ, hoặc hai lớp vào cùng một phòng.
Một nguồn sự thật cho mọi cơ sở. Nếu mỗi cơ sở giữ một bảng tính riêng, không ai nhìn thấy giáo viên đang được xếp ở cả hai nơi. Một lịch chung, dù mỗi cơ sở chỉ sửa phần của mình, là cách duy nhất để phát hiện trùng giữa các cơ sở.